Traitement de documents · Industrie & PME
Traitement automatique des factures fournisseurs
Lecture automatique des factures reçues, rapprochement avec les commandes, signalement des écarts de prix et de quantité.
Scénario de démonstration
Ce dispositif n'a pas été livré chez le client décrit : c'est un scénario pédagogique, construit à partir de situations courantes. Les effets listés sont ceux qu'on attend d'un tel dispositif, pas des mesures réalisées.
Contexte
Une PME industrielle reçoit chaque mois plusieurs centaines de factures fournisseurs, en PDF et en scan. Une personne les ouvre, vérifie le montant par rapport à la commande, saisit les données en comptabilité et classe le fichier.
Objectif
Supprimer la saisie manuelle sur les factures conformes, et concentrer l'attention humaine sur les écarts.
Ce qui est mis en place
Extraction structurée
Reconnaissance de texte sur les scans, extraction des champs attendus (fournisseur, numéro, date, lignes, montants) avec un indice de confiance par champ.
Rapprochement avec les commandes
Comparaison automatique avec la commande correspondante : prix unitaire, quantités, conditions. Les écarts au-delà d'un seuil défini sont signalés.
File de vérification
Les factures en dessous du seuil de confiance, ou présentant un écart, partent dans une file de contrôle humain. Les autres alimentent directement la comptabilité.
Technologies mobilisées
- OCR et extraction structurée
- Rapprochement par règles
- Connexion au logiciel de comptabilité
- Journalisation des traitements
Effets attendus
- La saisie manuelle se concentre sur les factures signalées plutôt que sur l'ensemble du flux
- Les écarts de facturation sont détectés au moment de la réception et non en fin de trimestre
- Le classement devient homogène, indépendant de la personne qui traite
Effets qualitatifs, non chiffrés : un pourcentage ne veut rien dire hors d'un contexte mesuré.
Traitement des données
Traitement sur infrastructure dédiée, sans transmission des documents à un service tiers non validé. Conservation limitée à la durée nécessaire au rapprochement et aux obligations comptables.
Évaluons votre besoin avant de parler d'outils
Décrivez votre situation en six questions. Nous revenons vers vous sous 24 h ouvrées avec un premier avis honnête — y compris quand la réponse est « il n'y a pas grand-chose à automatiser ».