Service
Automatiser la facturation et l'administratif
L'administratif est le premier terrain d'automatisation d'une PME : volumes réguliers, règles stables, données déjà numériques. C'est aussi celui où le temps gagné se voit le plus vite.
Le problème
Éditer les factures du mois, relancer les impayés, ressaisir des coordonnées d'un formulaire vers le CRM, envoyer les mêmes confirmations : ces tâches ne demandent aucune expertise, mais elles occupent des heures chaque semaine et elles tombent toujours au mauvais moment.
Ce que nous mettons en place
Facturation et relances
Génération des factures à partir de vos données existantes, envoi selon vos règles, relances échelonnées avec un ton que vous validez. Les cas litigieux sont écartés de la chaîne automatique et signalés.
Saisie et circulation des données
Les informations saisies une fois — formulaire, e-mail entrant, bon de commande — alimentent directement vos outils, sans recopie. Les doublons et les données incomplètes sont détectés au passage.
Rendez-vous et confirmations
Prise de rendez-vous connectée à vos agendas, confirmations et rappels automatiques, replanification sans échange de courriels. Vos disponibilités réelles restent la seule source de vérité.
En pratique
Comment une chaîne de facturation est mise en service
Nous ne branchons jamais l'envoi automatique le premier jour. La chaîne commence par générer les documents et les déposer dans une file, où une personne les valide et déclenche l'envoi. Cette phase dure le temps d'un cycle complet — un mois de facturation, souvent — et sert à faire remonter les cas particuliers que personne n'avait mentionnés : le client qui veut une facture groupée, celui qui exige un numéro de commande en référence, celui dont l'adresse de facturation diffère de l'adresse de livraison. Une fois ces cas intégrés aux règles, l'envoi automatique est activé sur les cas standards seulement, et les autres continuent de passer par la file.
Ce que nous n'automatisons pas dans l'administratif
Aucune décision comptable ou fiscale : la chaîne prépare des écritures, une personne les valide. Aucun geste commercial non plus — accorder un délai, annuler des frais de rappel, écarter un client d'une relance — parce que ces arbitrages engagent la relation et ne se réduisent pas à une règle. Enfin, la relance s'arrête dès qu'un dossier devient litigieux : poursuivre automatiquement une relance sur un litige en cours est le meilleur moyen de transformer un désaccord en rupture.
Ce qu'il faut de votre côté
Ces conditions ne sont pas des formalités : leur absence est la première cause d'un chantier qui s'enlise.
- Un référentiel clients et tarifs à jour : la chaîne propage les erreurs aussi vite que le reste
- Des conditions de paiement et un calendrier de relance écrits, même sommaires
- Un logiciel de comptabilité accessible par API ou par import programmé
- Une personne qui valide les envois pendant le premier cycle complet
Ce que vous recevez
- Chaînes administratives automatisées et documentées
- Modèles de documents et de messages validés par vous
- Tableau de suivi des envois et des exceptions
- Formation de la personne qui supervise
Bénéfices attendus
- Des tâches récurrentes qui ne dépendent plus d'un créneau libre
- Moins d'erreurs de recopie sur les montants et les coordonnées
- Des relances régulières, sans oubli
Aucun chiffre annoncé avant l'audit : les ordres de grandeur se mesurent sur vos volumes réels.
Les limites, dites d'avance
- Nous n'automatisons pas les décisions comptables ou fiscales : la chaîne prépare, une personne valide.
- Les envois clients passent par un contrôle tant que la fiabilité n'est pas constatée sur des cas réels.
FAQ
Administratif — questions fréquentes
Une question qui n'est pas ici ? Elle mérite une vraie réponse : posez-la par le formulaire, nous y répondons nous-mêmes.
Dans la majorité des cas, oui : les logiciels courants en Suisse romande exposent une API ou des imports automatisables. Nous vérifions ce point pendant le cadrage, avant tout engagement.
Vous. Nous mettons en place un contrôle avant envoi au démarrage, puis nous l'allégeons uniquement sur les cas standards, une fois la fiabilité observée sur plusieurs semaines.
Cela dépend du volume et de la régularité. Sur quelques factures par mois, l'intérêt est faible ; sur des relances hebdomadaires et des rendez-vous quotidiens, il devient rapide. L'audit tranche cette question avant d'engager.
C'est souvent utile : elle connaît les formats d'export attendus et les contraintes de bouclement. L'automatisation réduit d'ailleurs les allers-retours de fin de trimestre, ce qui en fait rarement une adversaire du projet.
Oui, en limitant le nombre d'envois, en espaçant les échéances et en sortant immédiatement de la chaîne tout dossier qui reçoit une réponse. Le ton des messages est validé par vous avant la mise en service — c'est votre relation client, pas la nôtre.
Ce que nous ne promettons pas
- Aucun pourcentage de gain ni retour sur investissement annoncé avant l'audit.
- Aucune automatisation présentée comme un remplacement de vos équipes.
- Aucun taux de réussite garanti sur l'extraction ou la classification automatique.
- Aucun logo client, témoignage ou chiffre publié sans accord écrit et sans mesure réelle.
Situations qui mènent ici
Secteurs concernés
Aller plus loin
Évaluons votre besoin avant de parler d'outils
Décrivez votre situation en six questions. Nous revenons vers vous sous 24 h ouvrées avec un premier avis honnête — y compris quand la réponse est « il n'y a pas grand-chose à automatiser ».