Ce que nous faisons de vos données, écrit noir sur blanc

Le site et les demandes qui y transitent sont hébergés chez Infomaniak, en Suisse. C'est un choix de départ, pas une clause de style : il détermine où se trouvent physiquement les informations que vous nous confiez par le formulaire, et sous quelle juridiction elles tombent.

Pour les mandats qui impliquent le traitement de vos propres documents, l'infrastructure est arrêtée au cadrage, avant toute mise en place. Nous nous engageons à ce que ce choix figure dans la proposition, avec sa localisation, plutôt qu'à le laisser se décider en cours de route par commodité technique.

C'est la question qui compte réellement dans un projet d'IA. Un modèle, quel qu'il soit, doit recevoir des informations pour produire quelque chose : la seule façon de garder la maîtrise est de savoir lesquelles, vers où, et pour combien de temps.

Nous nous engageons à établir, avant toute mise en place, la liste des données transmises à un service externe : nature des informations, destination, et durée de conservation telle que le prestataire retenu la prévoit — vérifiée au cadrage, pas annoncée d'avance. Ce document fait partie de la livraison au même titre que l'automatisation elle-même. S'il ne peut pas être écrit, c'est que le dispositif n'est pas assez cadré pour être mis en service.

Certaines catégories ne partent pas vers un service externe, quel que soit le gain de confort : elles sont traitées sur une infrastructure dédiée, ou elles ne sont pas traitées automatiquement.

Commençons par le plus simple, parce que c'est celui qui vous concerne en lisant cette page : les coordonnées que vous nous transmettez par le formulaire sont traitées par notre équipe via notre CRM, sans traitement automatisé par IA. Aucun modèle ne lit votre demande pour la trier, la qualifier ou y répondre.

Pour les données traitées dans le cadre d'un mandat, deux régimes sont possibles : un modèle exploité via l'interface d'un fournisseur, ou un modèle ouvert exécuté sur une infrastructure que nous maîtrisons. Le premier offre plus de capacités pour un coût de fonctionnement moindre ; le second garde le traitement chez vous, au prix d'une puissance moindre et d'un coût d'exploitation plus élevé.

Nous ne tranchons pas ce choix à votre place et nous ne le figeons pas dans une brochure : il se décide selon le mandat, défini au cadrage, en fonction de la sensibilité réelle des données et de vos obligations propres. Ce que nous nous engageons à faire, c'est à énoncer le régime retenu et ses conséquences avant que vous décidiez — y compris ce que le fournisseur choisi prévoit en matière de réutilisation des contenus, vérifié à ce moment-là plutôt qu'annoncé d'avance.

Pour les demandes reçues par ce site, nous appliquons la politique déjà en vigueur sur nos autres domaines : une demande qui n'aboutit pas est conservée douze mois, puis supprimée. Les données liées à une relation contractuelle sont conservées pendant la durée légale applicable aux documents commerciaux.

Pour les données traitées dans le cadre d'un mandat — documents, journaux d'exécution, historiques de conversation — la durée n'est pas fixée d'avance par nos soins : elle dépend de vos propres obligations de conservation, qui priment. Nous nous engageons à ce qu'elle soit définie avec vous au cadrage, écrite dans le contrat, et appliquée automatiquement plutôt que laissée à une purge manuelle qu'on oublie.

Une automatisation a besoin d'accéder à vos outils. Le risque n'est pas l'accès lui-même, c'est l'accès trop large : un compte technique créé « pour aller vite » avec des droits d'administrateur reste ensuite en place pendant des années.

Nous nous engageons à ce que chaque dispositif dispose de comptes techniques aux droits strictement nécessaires, distincts des comptes de vos collaborateurs, et à ce que les accès transmis par vos soins ne soient jamais partagés au-delà des personnes qui interviennent sur le mandat.

Nous nous engageons également à ce que chaque automatisation tienne un journal de ses exécutions : ce qui a été lu, ce qui a été décidé, ce qui a été écrit et quand. C'est ce qui permet de reconstituer un incident au lieu de le deviner — et c'est souvent le premier bénéfice concret d'un dispositif automatisé, avant même le temps gagné.

La loi fédérale sur la protection des données s'applique à votre entreprise. Le règlement européen s'y ajoute dès que vous traitez des données de personnes situées dans l'Union, ce qui est fréquent en Suisse romande, y compris pour des structures qui n'exportent pas.

Nous ne revendiquons aucune certification et n'affichons aucun label : ce serait un statut acquis, ce que nous ne sommes pas en mesure de prétendre. Nous nous engageons en revanche sur des actes vérifiables — informer les personnes concernées quand un traitement automatisé intervient, tenir à jour la liste des traitements mis en place chez vous, limiter les données au strict nécessaire, et vous fournir les éléments dont vous avez besoin pour votre propre registre.

Un dispositif d'automatisation mobilise presque toujours des tiers : l'hébergeur, le fournisseur du modèle si ce régime est retenu, parfois une plateforme d'orchestration ou un service d'envoi d'e-mails. Prétendre le contraire serait faux.

Nous n'établissons pas ici une liste générique qui ne correspondrait à aucun projet réel. Nous nous engageons à ce que la liste des destinataires soit établie pour votre mandat, communiquée avant la mise en service et tenue à jour à chaque évolution du dispositif. Tout ajout de service tiers en cours de mandat fait l'objet d'une information préalable.

Un projet peut s'arrêter : changement d'organisation, changement de prestataire, ou simplement dispositif devenu inutile. Cette éventualité se prépare au début, pas au moment où elle survient.

Nous nous engageons à ce que chaque mandat prévoie, par écrit, la fréquence des sauvegardes et leur localisation, les modalités de restitution de vos données dans un format ouvert et exploitable, et la suppression de nos copies au terme convenu. Les délais exacts relèvent du contrat, parce qu'ils dépendent de vos obligations : nous ne les annonçons pas d'avance sur une page publique.

Nous nous engageons également à ce que la documentation remise permette à un autre prestataire ou à votre équipe de reprendre la main. Nous ne construisons pas de dépendance artificielle : une automatisation que personne d'autre ne peut maintenir est un risque, pas un actif.

Quand un dispositif automatisé intervient dans un échange — un assistant, une réponse automatique, un tri de demandes — nous nous engageons à ce que cela soit indiqué, et à ne jamais faire passer un système pour une personne.

L'accès à un interlocuteur humain reste visible et accessible à tout moment. Ce point n'est pas négociable dans nos réalisations : c'est le premier facteur de dégradation de la relation client quand il est ignoré.

Vous pouvez demander l'accès aux données que nous détenons sur vous, leur rectification ou leur suppression. La demande se fait par e-mail à l'adresse de contact du site — nous n'avons pas d'adresse dédiée à la protection des données, et nous préférons le dire plutôt que d'afficher un contact qui n'existe pas.

Nous nous engageons à répondre dans un délai raisonnable et sans frais. Conformément à la législation suisse sur la protection des données, vous pouvez également saisir l'autorité compétente.