Service
Traiter automatiquement vos documents
Un document reçu contient des informations déjà connues de vos outils — ou qui devraient l'être. Le traitement automatique consiste à les extraire de façon fiable, à les classer, et à les envoyer au bon endroit.
Le problème
Les documents arrivent en désordre : PDF, scans, photos, pièces jointes. Quelqu'un les ouvre, lit les montants, recopie les références, classe le fichier. Le travail est simple mais lent, et une erreur de recopie sur un numéro se propage jusqu'à la comptabilité.
Ce que nous mettons en place
Lecture et extraction
Reconnaissance de texte sur les scans et photos, puis extraction structurée des champs qui vous intéressent : émetteur, dates, montants, références, conditions. Chaque champ extrait porte un indice de confiance.
Classement et routage
Le document est classé par type et par dossier, renommé selon votre convention, et transmis à l'outil concerné : comptabilité, GED, CRM, dossier de chantier. Les pièces manquantes sont signalées.
Contrôle des cas incertains
En dessous du seuil de confiance que nous fixons ensemble, le document part dans une file de vérification humaine. Les corrections servent à améliorer le paramétrage — pas à masquer les erreurs.
En pratique
Ce que donne une mise en place, document par document
Nous commençons par un échantillon de vos documents réels — une centaine suffit généralement — pour mesurer ce que l'extraction produit avant de nous engager sur un périmètre. Cette mesure sépare vite les types de documents : une facture fournisseur récurrente, toujours au même format, se traite avec un indice de confiance élevé ; un bon de livraison manuscrit photographié à contre-jour, non. Le seuil de confiance est ensuite fixé avec vous, type par type, en fonction du coût d'une erreur : sur un numéro de référence mal lu, la correction est immédiate ; sur un montant qui part en comptabilité, l'erreur se propage. Les documents en dessous du seuil partent dans une file de vérification, avec le champ douteux surligné plutôt que le document entier à relire.
Ce qui reste manuel, et pour combien de temps
Les documents manuscrits, les formats reçus une fois par an et les pièces de mauvaise qualité restent traités à la main : les faire passer par la chaîne coûterait plus cher en vérification qu'en saisie directe. La file de vérification, elle, ne disparaît jamais complètement — elle se réduit à mesure que le paramétrage est corrigé, mais un dispositif qui n'aurait plus aucun cas douteux serait le signe d'un seuil trop permissif, pas d'une perfection atteinte.
Ce qu'il faut de votre côté
Ces conditions ne sont pas des formalités : leur absence est la première cause d'un chantier qui s'enlise.
- Un échantillon d'une centaine de documents réels, représentatifs des cas courants
- Une convention de nommage et de classement, même sommaire, ou l'accord pour en définir une
- Un accès en écriture à l'outil de destination : comptabilité, GED, CRM
- Une personne qui traite la file de vérification, quelques minutes par jour au démarrage
Ce que vous recevez
- Chaîne de traitement documentaire en service
- Règles de classement et convention de nommage appliquées
- File de vérification pour les cas douteux
- Statistiques de taux d'extraction et d'erreurs
Bénéfices attendus
- Moins de saisie manuelle sur les documents entrants
- Un classement homogène, indépendant de la personne qui traite
- Des documents retrouvables, parce que nommés et indexés de la même manière
Aucun chiffre annoncé avant l'audit : les ordres de grandeur se mesurent sur vos volumes réels.
Les limites, dites d'avance
- Aucune extraction n'est fiable à 100 % : le dispositif est conçu autour de ce fait, avec un seuil de confiance et une file de vérification.
- Les documents manuscrits ou de mauvaise qualité restent difficiles et nécessitent souvent un contrôle systématique.
FAQ
Traitement de documents — questions fréquentes
Une question qui n'est pas ici ? Elle mérite une vraie réponse : posez-la par le formulaire, nous y répondons nous-mêmes.
Cela dépend entièrement de vos documents : très élevé sur des factures fournisseurs récurrentes et bien imprimées, nettement moins sur des formulaires manuscrits. Nous mesurons ce taux sur un échantillon de vos documents réels avant de nous engager.
Selon leur sensibilité : traitement local ou sur une infrastructure dédiée pour les documents sensibles, service externe uniquement si vous l'avez validé. La durée de conservation et les accès sont définis avec vous.
C'est même recommandé. Un type de document bien traité, avec ses cas particuliers, apporte plus qu'une chaîne générique appliquée à tout.
Non, mais cela change la méthode : plutôt qu'une chaîne générique, nous traitons un type de document à la fois, en commençant par le plus fréquent. Les formats rares restent manuels tant que leur volume ne justifie pas le paramétrage.
Le taux de confiance chute sur ce fournisseur et les documents partent en vérification : l'anomalie se voit au lieu de passer inaperçue. Le réglage est repris, généralement en quelques heures. C'est l'une des raisons pour lesquelles la file de vérification reste en place.
Ce que nous ne promettons pas
- Aucun pourcentage de gain ni retour sur investissement annoncé avant l'audit.
- Aucune automatisation présentée comme un remplacement de vos équipes.
- Aucun taux de réussite garanti sur l'extraction ou la classification automatique.
- Aucun logo client, témoignage ou chiffre publié sans accord écrit et sans mesure réelle.
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